Privacyverklaring & Cookiebeleid

PRIVACYVERKLARING & COOKIEBELEID

Bijgewerkt op 1 september 2024

1. Partijen en doel

Get Out There BV (hierna "Element X" of de "Verwerkingsverantwoordelijke")
Oudenaardseheerweg 147
9810 Nazareth, België
KBO/BTW: BE 0789.739.554
E-mail: info@elementx.travel
Telefoon: 0478 27 17 64

Element X heeft deze Privacyverklaring opgesteld om Gebruikers op een transparante manier te informeren over de website die gehost wordt op het volgende adres: www.elementx.travel (hierna de "Site"), en de manier waarop persoonlijke gegevens door Element X worden verzameld en verwerkt.

De term "Gebruiker" verwijst naar iedere gebruiker, zowel natuurlijke als rechtspersonen, die de Site bezoekt of op welke manier dan ook communiceert met de Site.

Als Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt Element X alle technische, juridische en organisatorische middelen en doeleinden voor de verwerking van persoonlijke gegevens van de Gebruikers. Element X verbindt zich ertoe alle nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de verwerking van persoonsgegevens voldoet aan:

De Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (hierna de "Wet"), en
Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (i.e., de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG); hierna de "Verordening").

Element X is vrij om een natuurlijke of rechtspersoon te kiezen die op verzoek en namens Element X de persoonsgegevens van Gebruikers verwerkt (hierna de "Verwerker" of "Subcontractant"). In dergelijke gevallen verbindt Element X zich ertoe een Verwerker te selecteren die voldoende garanties biedt met betrekking tot technische en organisatorische maatregelen voor de verwerking van persoonsgegevens, in overeenstemming met de Wet en de Verordening.

2. Verwerking van persoonsgegevens

Het gebruik van de Site door Gebruikers kan leiden tot de verzameling van persoonsgegevens. De verwerking van deze gegevens door Element X, als Verwerkingsverantwoordelijke of door dienstverleners die namens Element X handelen, gebeurt in overeenstemming met de Wet en de Verordening.

Persoonsgegevens worden door Element X verwerkt volgens de onderstaande doeleinden en via de volgende methoden:

Webformulieren: Element X verwerkt je gegevens voornamelijk nadat je onze webformulieren hebt ingevuld.
Correspondentie: Daarnaast verwerken we gegevens die ons worden verstrekt via correspondentie, e-mail of telefoon.

Element X kan ook persoonsgegevens ontvangen uit andere bronnen, zoals:

Publieke bronnen: Officiële publicaties van overheden (bijv. Belgisch Staatsblad, KBO).
Externe leveranciers: Diensten zoals Trendstop en Bizzy voor de aankoop van zakelijke contactgegevens en voor de unieke identificatie, validatie en koppeling van persoonsgegevens.
Adverteerders en sociale media: Gegevens verzameld via advertenties of sociale mediaplatforms.

3. Doel van de verwerking van persoonsgegevens

Overeenkomstig artikel 13 van de Verordening worden de doelen van de verwerking van persoonsgegevens aan de Gebruiker meegedeeld. Deze doelen omvatten:

Contractuele verplichtingen:
Persoonsgegevens worden primair gebruikt in het kader van een (mogelijk) contract met Element X. Dit omvat onder meer administratie, facturatie, klachtenafhandeling en het leveren van diensten die verband houden met het contract.
Vragen en opvolging:
Gegevens worden verwerkt om te reageren op en opvolging te geven aan vragen die via het contactformulier op onze website worden ingediend.
Klachtenafhandeling:
We verwerken gegevens om consumentklachten te behandelen die via het klachtenformulier op de website worden ingediend.
Nieuwsbrieven en informatie:
Als er geen contract bestaat met Element X, kunnen we je persoonsgegevens gebruiken om nieuwsbrieven of informatie over onze activiteiten te sturen, mits je hier expliciet toestemming voor hebt gegeven. In dergelijke gevallen heb je altijd de mogelijkheid om je toestemming in te trekken.
CRM-systeem:
Indien er geen contract of voorafgaande relatie bestaat met Element X, kunnen we je gegevens opslaan in ons CRM-systeem om toekomstige communicatie of relatieontwikkeling te vergemakkelijken.
Technische werking van de website:
We gebruiken persoonsgegevens om de technische werking van ons webportaal te garanderen. Door onze website te bezoeken, stem je in met de verwerking van je gegevens voor deze technische doeleinden.

4. Persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt

De Gebruiker stemt ermee in dat Element X tijdens het bezoek aan en gebruik van de Site de volgende persoonsgegevens kan verzamelen en verwerken:

Naam, voornaam, adres (zoals straatnaam, huisnummer, postbus, postcode, stad/gemeente, land), contactgegevens (bijvoorbeeld e-mailadres, telefoonnummer, faxnummer, mobiel nummer), leveringsadres, rekeningnummer, en KBO en/of BTW-nummer.

Element X verzamelt en verwerkt deze persoonsgegevens in overeenstemming met de voorwaarden en principes beschreven in deze Privacyverklaring.

5. Toestemming

Door de Site te bezoeken en te gebruiken, verklaart de Gebruiker dat hij/zij de Privacyverklaring heeft gelezen en vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacyverklaring.

Toestemming wordt gegeven door de positieve en actieve handeling waarmee de Gebruiker het vakje voor de privacyverklaring aanvinkt in een 'hypertext link'. Deze toestemming is essentieel voor het uitvoeren van bepaalde acties op de Site of om de Gebruiker in staat te stellen een contractuele relatie aan te gaan met Element X. Elke overeenkomst tussen Element X en een Gebruiker met betrekking tot de op de Site aangeboden diensten en goederen is onderworpen aan de aanvaarding van deze Privacyverklaring door de Gebruiker.

De Gebruiker stemt ermee in dat de Verwerkingsverantwoordelijke zijn/haar persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, verstrekt op de Site of in verband met de door Element X aangeboden diensten, voor de hierboven vermelde doeleinden.

De Gebruiker heeft het recht om zijn/haar toestemming op elk moment in te trekken. De intrekking van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de eerder gegeven toestemming.

6. Bewaartermijn van persoonsgegevens van gebruikers

Overeenkomstig artikel 13(2) van de Verordening bewaart de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens alleen zolang als redelijkerwijs noodzakelijk is om de doeleinden te verwezenlijken waarvoor ze worden verwerkt. Deze termijn is nooit langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor we je persoonsgegevens verzamelen, tenzij een wettelijke verplichting ons verplicht je gegevens langer te bewaren.

7. Ontvangers van gegevens en doorgifte aan derden

Persoonsgegevens kunnen worden overgedragen aan werknemers, medewerkers, onderaannemers, verwerkers of leveranciers van Element X, op voorwaarde dat er adequate garanties zijn om de veiligheid van de gegevens te waarborgen en op voorwaarde dat zij samenwerken met Element X bij het op de markt brengen van de producten of het leveren van diensten. Zij handelen onder de directe verantwoordelijkheid van Element X en zijn verantwoordelijk voor het verzamelen, verwerken of uitbesteden van deze gegevens.

In alle gevallen moeten de ontvangers van de gegevens en degenen aan wie de gegevens worden verstrekt, voldoen aan de inhoud van deze Privacyverklaring. Element X zorgt ervoor dat zij deze gegevens uitsluitend voor de beoogde doeleinden en op een discrete en veilige manier verwerken.

Indien gegevens aan derden worden verstrekt voor direct marketing of prospectiedoeleinden, wordt de Gebruiker hiervan vooraf op de hoogte gesteld, zodat expliciete toestemming kan worden gegeven voor het gebruik van zijn/haar persoonsgegevens.

8. Rechten van gebruikers

Gebruikers kunnen hun rechten op elk moment uitoefenen door een e-mail te sturen naar: info@elementx.travel of per post, vergezeld van een kopie van hun identiteitskaart, naar het volgende adres: Oudenaardseheerweg 147, 9810 De Pinte.

a. Recht op inzage

Overeenkomstig artikel 15 van de Verordening garandeert Element X het recht op inzage in persoonsgegevens voor de Gebruiker. De Gebruiker heeft recht op inzage in zijn/haar persoonsgegevens en de volgende informatie:

De categorieën van betrokken persoonsgegevens;
De ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;
Indien de ontvangers zich in derde landen of internationale organisaties bevinden, de passende waarborgen;
Indien mogelijk, de voorgestelde bewaartermijn voor persoonsgegevens of, indien dit niet mogelijk is, de criteria om deze termijn te bepalen;
Het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, en, indien van toepassing, nuttige informatie over de onderliggende logica en de gevolgen hiervan voor de betrokkene.

De Verwerkingsverantwoordelijke kan een redelijke vergoeding vragen op basis van administratieve kosten voor extra kopieën die door de Gebruiker worden aangevraagd.

Wanneer de Gebruiker een verzoek indient via elektronische weg, wordt de data in een algemeen gebruikt elektronisch formaat verstrekt, tenzij anders gevraagd.
De kopie van de gegevens wordt uiterlijk één maand na ontvangst van het verzoek verstrekt.

b. Recht op rectificatie

Element X garandeert het recht van de Gebruiker om onjuiste, onvolledige of irrelevante gegevens te corrigeren of te verwijderen overeenkomstig artikel 16 van de Verordening. Gebruikers kunnen zelf wijzigingen aanbrengen via hun gebruikersaccount of, indien dit niet mogelijk is, een verzoek indienen bij Element X.

Element X informeert alle ontvangers van de persoonsgegevens over de aangebrachte correcties, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen vereist.

c. Recht op verwijdering

De Gebruiker heeft het recht om te verzoeken dat zijn/haar persoonsgegevens zo snel mogelijk worden verwijderd in de gevallen vermeld in artikel 17 van de Verordening.

Indien de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens openbaar heeft gemaakt en verplicht is deze te verwijderen, neemt Element X redelijke stappen om andere verwerkers te informeren over het verzoek om verwijdering.

De verplichting tot verwijdering geldt niet indien de verwerking noodzakelijk is:

Voor de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
Voor het voldoen aan een wettelijke verplichting;
Voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.

d. Recht op beperking van verwerking

Gebruikers hebben het recht de verwerking van hun persoonsgegevens te beperken in de gevallen vermeld in artikel 18 van de Verordening. Element X informeert alle ontvangers van de gegevens over de beperking van verwerking, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen vereist.

e. Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Overeenkomstig artikel 20 van de Verordening hebben Gebruikers het recht om hun persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Dit recht heeft geen invloed op het recht op verwijdering en geldt niet indien de verwerking noodzakelijk is voor een taak van algemeen belang.

f. Recht van bezwaar en geautomatiseerde individuele besluitvorming

Gebruikers hebben het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens, inclusief geautomatiseerde besluitvorming. Element X stopt met de verwerking, tenzij er dwingende legitieme gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen van de Gebruiker of voor de instelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen. Bij verwerking voor prospectiedoeleinden hebben Gebruikers altijd het recht bezwaar te maken tegen deze verwerking, waarna de gegevens voor dat doel niet langer worden verwerkt.

8. Recht om een klacht in te dienen

De Gebruiker heeft het recht een klacht in te dienen over de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens door Element X bij de Gegevensbeschermingsautoriteit die bevoegd is voor het Belgische grondgebied. Meer informatie is te vinden op de website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Klachten kunnen worden ingediend op de volgende adressen:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel.: +32 2 274 48 00
Fax: +32 2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be

De Gebruiker kan ook een vordering tot staking instellen bij de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg in zijn/haar woonplaats.

9. Cookies

De Site maakt gebruik van cookies om Gebruikers te onderscheiden. Dit zorgt voor een betere browse-ervaring en helpt bij het verbeteren van de Site en de inhoud ervan. De doelen en methoden voor het gebruik van cookies worden in deze sectie beschreven.

a. Algemene principes

Een "Cookie" is een bestand dat tijdelijk of permanent op het apparaat van de Gebruiker wordt geplaatst tijdens een bezoek aan de Site, om toekomstige verbindingen te vergemakkelijken. Cookies stellen de server in staat het apparaat van de Gebruiker te herkennen. Cookies kunnen ook worden geplaatst door derden waarmee Element X samenwerkt.

Sommige cookies die door Element X worden gebruikt, zijn noodzakelijk voor de correcte werking van de Site, terwijl andere nodig zijn om de gebruikservaring van de Gebruiker te verbeteren. Gebruikers kunnen cookies aanpassen of uitschakelen via hun browserinstellingen. Door de Site te gebruiken, stemt de Gebruiker uitdrukkelijk in met het beheer van cookies zoals beschreven in deze sectie.

b. Soorten cookies en doeleinden

Op de Site worden de volgende soorten cookies gebruikt:

Technische cookies: Nodig voor de werking van de Site en om gegevensinvoer en navigatie te vergemakkelijken.
Analytische en publiekscookies: Gebruikt om gebruikers te herkennen, bezoekersaantallen te tellen en gebruikersgedrag te analyseren. Deze helpen bij het verbeteren van de gebruikerservaring en het identificeren van bugs.
Functionele cookies: Maken de Site gebruiksvriendelijker door keuzes (bijv. taalinstellingen) te onthouden.
Trackingcookies: Worden gebruikt via Google Analytics om gebruikersinteractie te meten en anonieme statistieken te genereren. Meer informatie over deze cookies is te vinden op: http://www.google.nl/intl/en_uk/policies/privacy/.

c. Bewaartermijn van cookies

Cookies worden bewaard zolang als nodig is voor het vervullen van hun doel. Enkele voorbeelden van cookies en hun bewaartermijn:

Element X __cfduid 30
Element X __RequestVerificationToken 0
Element X _aimtellSubscriberID 100
Element X _dc_gtm_UA-# 0
Element X _vr_g_0_5_c 730
Element X accept_cookies 365
Element X ASP.NET_SessionId 0
Element X brabantvac_session 1
Element X CFGLOBALS 10950
Element X CFID 1
Element X CFTOKEN 1
Element X consent_session 0
Element X cookie_notice_accepted 0
Element X cookielawinfo-checkbox-necessary 0
Element X data_layer 0
Element X didomi_token 365
Element X euconsent 365
Element X has_js 0
Element X ForeverInternalUserId 10957
Element X jellow_session 1
Element X jobat-be#lang 0
Element X language 730
Element X limburgvac_session 1
Element X PHPSESSID 0
Element X UserLanguage 365
Element X viewed_cookie_policy 365
Element X wordpress_google_apps_login 0
Element X X-Magento-Vary 0
Element X XSRF-TOKEN 1
Element X zimmo-id 6496
Element X Locale 730
Element X ci_session 730
Element X __ssds 180
Element X c_05 730

d. Beheer van cookies

Indien de Gebruiker niet wil dat de Website cookies op hun harde schijf plaatst, kan hij/zij cookies eenvoudig beheren of verwijderen via de browserinstellingen. Door de browser te configureren, kan de Gebruiker ook een melding ontvangen wanneer een website cookies gebruikt en beslissen of deze worden geaccepteerd of geweigerd. Als de Gebruiker bepaalde cookies uitschakelt, accepteert hij/zij dat de Site mogelijk niet optimaal functioneert. Sommige onderdelen van de Site kunnen geheel of gedeeltelijk onbruikbaar worden.

Links om cookies te beheren en/of verwijderen via browsers:

Gebruikers die het gebruik van Google Analytics-cookies willen weigeren, worden uitgenodigd om hun browser hiervoor in te stellen via de volgende website: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

10. Beperking van aansprakelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke

De website kan links bevatten naar websites van derden die geen verband houden met Element X. De inhoud van deze sites en hun naleving van de Verordening en de Wet vallen niet onder de verantwoordelijkheid van Element X. Voor minderjarigen onder de 16 jaar moet expliciete toestemming worden gegeven door hun wettelijke vertegenwoordiger om persoonlijke gegevens via de Site te delen. Element X raadt personen met ouderlijk gezag sterk aan om verantwoord en veilig internetgebruik te bevorderen. De Verwerkingsverantwoordelijke kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens van minderjarigen jonger dan 16 jaar zonder effectieve toestemming van hun wettelijke vertegenwoordigers, noch voor onjuiste gegevens, met name betreffende leeftijd, verstrekt door minderjarigen. Persoonsgegevens worden onder geen beding verwerkt door de Verwerkingsverantwoordelijke indien de Gebruiker aangeeft jonger dan 16 jaar te zijn.

Element X is niet verantwoordelijk voor verlies, schade of diefstal van persoonsgegevens, met name als gevolg van virussen of computeraanvallen.

11. Beveiligingsmaatregelen

De Verwerkingsverantwoordelijke implementeert technische en organisatorische maatregelen om een passend beveiligingsniveau te garanderen voor de verwerking en verzameling van gegevens. Deze beveiligingsmaatregelen worden afgestemd op de implementatiekosten in verhouding tot de aard, context en doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.

Tijdens de overdracht of verzameling van gegevens op de Site gebruikt de Verwerkingsverantwoordelijke standaard encryptietechnologieën die gangbaar zijn in de IT-sector.

12. Wijzigingen in de privacyverklaring

Element X behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring aan te passen om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Gebruikers wordt daarom verzocht regelmatig de Privacyverklaring te raadplegen om op de hoogte te blijven van wijzigingen en aanpassingen. Dergelijke wijzigingen worden op de Site geplaatst of via e-mail verzonden om ervoor te zorgen dat ze bindend zijn.

13. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze Privacyverklaring wordt exclusief beheerst door het Belgische recht. Elk geschil zal worden voorgelegd aan de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waar de maatschappelijke zetel van Element X is gevestigd.

14. Contact

Voor vragen of klachten met betrekking tot deze privacyverklaring kan de Gebruiker contact opnemen met de Verwerkingsverantwoordelijke via het volgende adres: info@elementx.travel.